Координатор проекта против менеджера проекта
Координаторы проектов и менеджеры проектов выполняют аналогичные задачи, но менеджеры часто руководят координаторами. Многие координаторы проектов становятся менеджерами проектов позже в своей карьере, приобретя дополнительный опыт. Люди на этих двух должностях работают вместе, чтобы убедиться, что компании могут выполнять качественную работу вовремя и в рамках бюджета. Руководители проектов могут назначать задачи координаторам проектов, но многие координаторы проектов принимают большинство решений самостоятельно. Однако при необходимости они по-прежнему консультируются с руководителем проекта и другими руководителями.
Координатор проекта — враг проекту! КЕЙС #14 | Дневник проектировщика
Кто такой координатор проекта?
Координатор проекта — это профессионал, который помогает компании с административными задачами для конкретных проектов и следит за тем, чтобы все работало гладко, чтобы руководитель проекта мог достичь целей компании. Координаторы проектов часто берут на себя множество задач, в том числе:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
- Заказ новых расходных материалов и материалов
- Отслеживание деталей бюджета
- Ищем новые способы сократить расходы
- Изучение каждого аспекта каждого проекта, над которым они работают
- Отслеживание изменений долгосрочных и краткосрочных целей проектов
- Управление календарями для проектов
- Убедиться, что сотрудники посещают соответствующие собрания и соблюдают сроки
- Общение с коллегами
- Обучение новых сотрудников
- Подготовка заданий для отдельных лиц или проектных групп
- Работа с HR для создания письменных версий дресс-кода и других политик компании.
- Регулярное оформление документов
- Координация использования оборудования, действий, информации и ресурсов
Координаторы проектов выполняют подобные обязанности, чтобы дать руководителям проектов время, необходимое им для решения более крупных проблем.
Навыки координаторов проектов
Вот некоторые навыки, которыми должны обладать отличные координаторы проектов:
- Организация
- Четкое общение по телефону, лично и по электронной почте
- Решение проблем
- Решение конфликта
- Тайм-менеджмент
- Ввод данных
- Знание Word, Excel, PowerPoint, Access, Skype и других компьютерных программ, обычно используемых предприятиями в вашей отрасли.
- Базовая математика
Что такое менеджер проекта?
Менеджер проекта — это человек, который обеспечивает руководство координаторами проектов и другими членами команды в компании. Они несут ответственность за то, чтобы все аспекты проекта были успешными и удовлетворяли начальство, такое как генеральные директора и бухгалтеры. Они часто выполняют те же задачи, за которые отвечают координаторы проектов, но у них также есть следующие обязанности:
Координатор проекта о своей работе
- Обсуждение целей с клиентами и высшим руководством
- Создание подробных планов проектов
- Определение необходимых материалов и расходных материалов
- Наем временных или контрактных сотрудников для индивидуальных проектов, когда это необходимо
- Принятие решения о том, когда сотрудники должны работать дополнительные часы, чтобы уложиться в сроки
- Координация своих действий с координаторами проекта и другими сотрудниками
- Делегирование задач
- Проверка работы подчиненных на аккуратность и качество
- Оценка стоимости проекта
- Предоставление регулярных обновлений для руководителей
- Решить, сколько времени займет каждый проект
- Работа с экспертами по управлению рисками для определения опасностей каждого нового проекта
Хорошие менеджеры проектов необходимы во многих отраслях. Например, производитель игрушек может иметь отдельного менеджера проекта для работы с каждым новым продуктом, который он представляет. У каждого менеджера проекта может быть несколько координаторов проекта, которые будут заниматься всеми задачами, связанными с рекламой, созданием новой игрушки и ее распространением в магазинах.
Навыки руководителей проектов
Руководителям проектов нужны те же навыки, что и координаторам проектов, но у них также будет больше обязанностей. Для хорошего управления проектами необходимы многие конкретные навыки, в том числе:
- Эффективность
- Долгосрочное планирование
- Многозадачность
- Эффективное общение с клиентами
- Обеспечение отличного обслуживания клиентов
- Финансовое планирование
- Управление ресурсами
- Творческий подход
- Лидерство
- Стресс-менеджмент
Руководители проектов должны быть умными, разносторонними и трудолюбивыми. Они должны уметь ладить с людьми с разными характерами и следить за всеми аспектами сложных проектов.
Различия между координаторами проектов и менеджерами проектов
Хотя многие аспекты деятельности координатора проекта и менеджера проекта пересекаются, у этих двух должностей также есть много различий.
Координатор проекта берет на себя все повседневные задачи, необходимые для бесперебойной работы проекта. Они координируют действия других членов команды, чтобы убедиться, что все работают над достижением одних и тех же целей по одному и тому же графику. Координаторы проекта руководят другими сотрудниками, но в конечном итоге ответственность за успех проекта несет руководитель проекта. Менеджеры проектов должны рекомендовать действия своим руководителям. Например, руководитель проекта в магазине одежды может сообщить своему начальству, что ему следует увеличить производство самых популярных товаров.
Координаторы проекта делают 47 169 долларов в год в среднем, хотя некоторые зарплаты колеблются от 14 000 до 100 000 долларов в год. Для сравнения, менеджеры проектов зарабатывают около 81 313 долларов в года их зарплата может варьироваться от 22 000 до 178 000 долларов в год.
Большинство координаторов проектов имеют степень бакалавра в смежной области и опыт работы от одного до четырех лет. Например, координатор проекта для больницы может иметь степень в области общественного здравоохранения и несколько лет опыта работы на должности младшего или начального уровня. Для сравнения, менеджеры проектов обычно имеют степень в области управления, бизнеса или аналогичной области. Многие из них имеют степени магистра и сертификаты профессиональных организаций, таких как Институт управления проектами, и им обычно требуется от двух до четырех лет опыта.
Как перейти от координатора проекта к руководителю проекта
Если вы заинтересованы в переходе с должности координатора проекта на должность менеджера проекта, вот шаги, которые вы должны выполнить, чтобы показать другим, что у вас есть навыки, необходимые для успешного выполнения работы:
- Совершенствуйте свои мягкие навыки.
- Попросите о дополнительных обязанностях.
- Получите сертификаты по управлению проектами.
- Подать заявку на должность руководителя проекта в вашей компании.
- Подать заявку на работу в другие компании.
1. Улучшите свои социальные навыки
Руководителям проектов нужны лучшие навыки лидерства, решения проблем и общения, чем координаторам проектов. Они должны быть в состоянии эффективно убедить начальство и коллег принять их совет и использовать их идеи, и они должны знать, как провести тщательное исследование, прежде чем принимать важные решения. Они должны быть уверены в себе, находить творческие решения проблем и рисковать, когда это необходимо.
Если в настоящее время вы являетесь координатором проекта и надеетесь перейти на руководящую должность, практикуйтесь в оттачивании этих навыков как во время работы, так и в свободное время.
2. Попросите о дополнительных обязанностях
Вы можете продемонстрировать свою твердую трудовую этику и получить соответствующий опыт, попросив своего начальника о дополнительных обязанностях на работе. Например, вы можете попросить курировать больше людей или предложить помощь в составлении бюджета для вашего текущего проекта. Вы также можете получить дополнительный опыт, предложив подменить своего начальника или других руководителей проектов, когда они в отпуске или на больничном.
3. Получите сертификаты по управлению проектами
Существует множество сертификатов в области управления проектами, которые вы должны рассмотреть, чтобы развить свои навыки и повысить свои шансы на продвижение по службе. Вот некоторые из сертификатов, спонсируемых Институтом управления проектами (PMI), профессиональной организацией менеджеров проектов:
Сертификат специалиста по управлению проектами (PMP)
Эта сертификация требует, чтобы вы сдали экзамен, заполнили заявку и заплатили сбор. Вам потребуется 7500 часов опыта или четырехлетняя степень и 4500 часов опыта. Вы также должны иметь не менее 35 часов обучения управлению проектами. Чтобы сертификат оставался активным, вы должны зарабатывать 60 единиц профессионального развития каждые три года.
Сертификация Program Management Professional (PgMP)
Чтобы получить этот аналогичный сертификат, вам потребуется 6 000 часов опыта управления проектами и 10 500 часов опыта управления программами. С четырехлетней степенью вам потребуется всего 6000 часов каждого типа опыта.
Сертификат Certified Associate in Project Management (CAPM)
Этот сертификат идеально подходит для лиц, у которых недостаточно опыта для получения других сертификатов. Чтобы сдать экзамен, вы должны заплатить взнос и пройти не менее 23 часов обучения управлению проектами.
4. Подать заявку на должность руководителя проекта в вашей компании
Многие предприятия заполняют должности, продвигая текущих сотрудников, когда это возможно. Менеджеры по найму в вашу компанию часто просматривают ваше резюме, прежде чем рассмотрят внешнего кандидата, поэтому, если вы узнаете, что они нанимают менеджера проекта, обязательно подайте заявку.
5. Подать заявку на работу в другие компании
Если вы получили предложение о работе от другой компании, поговорите со своим руководителем, прежде чем уйти в отставку. Они могут предложить вам повышение или продвижение по службе, чтобы убедить вас остаться. Вы также можете обратиться в офис управления проектами вашей организации, чтобы получить доступ к более широкому кругу проектов.
Источник: buom.ru
Профессия Координатор проектов: в чем суть его занятий, как им стать
Координатор проектов — это специалист, который курирует текущие операционные процессы и эффективность других сотрудников. Основная задача этого специалиста — наладить взаимодействие и добиться слаженности работы в коллективе.
Описание профессии
Любой проект требует разделения обязанностей и четкого плана. Однако рядовые специалисты, как правило, плохо контролируют собственную работу, поэтому нужен главный распорядитель или координатор, который и будет присматривать за атмосферой и результатами в коллективе.
Координаторы проектов ближе всего по трудовым функциям к ассистентам или помощникам руководителя. Кроме того, у координатора много бумажной работы, так что он отвечает за документооборот внутри проектной группы.
Designed by yanalya/freepik
Обязанности координатора проектов
Работать координаторы проектов могут в самых разных сферах, поэтому их обязанности могут отличаться. Однако в общих чертах им поручают:
- Анализ информации по проекту;
- Подготовка отчетов, презентаций и иных материалов;
- Организация встреч и отчетных собраний по проекту;
- Контроль соблюдения графика по текущим работам со стороны сотрудников;
- Контроль исполнения резолюций и распоряжений начальства;
- Адаптация новичков в коллективе, выдача им должностных инструкций, полезной информации, ознакомление с особенностями работы;
- Ведение электронных баз данных в CRM-системах;
- Налаживание взаимодействия проектной команды с другими отделами компании;
- Систематизация и учет документов, протоколирование внутренних и внешних встреч;
- Участие в составлении технического задания для подрядчиков или сотрудников;
- Организация различных мероприятий (круглые столы, конференции, экспертные советы, командировки и т.д.).
Как видим, перечень обязанностей весьма длинный, однако, он может быть ещё больше в зависимости от того, что нужно работодателю.
Навыки и качества координатора проектов
Должность координатора подразумевает, что специалист должен хорошо разбираться в операционных процессах компании. Однако, даже если его привлекают со стороны, здесь всё равно требуются:
- Знание основ методологии управления;
- Знание делопроизводства и документооборота;
- Владение офисными программами (MS Word, Excel PowerPoint), знание популярных CRM-систем, таких как Битрикс24 и Мегаплан;
- Владение английским языком на уровне не ниже B2;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Профильное образование, связанное с менеджментом или экономикой.
Что касается психологических качеств, то координатору требуются пунктуальность, внимательность и хорошая память, а также, разумеется, умение работать в режиме многозадачности.
Поскольку координатор несет ощутимую долю ответственности за проект, то на этой позиции требуются люди с прокачанным бизнес-мышлением, нацеленные на результат.
Как стать координатором проектов
Как мы уже отметили, на этой позиции требуются специалисты с опытом проектной деятельности и управления персоналом. Поэтому для начала стоит получить дополнительное образование в этой сфере, пройдя профессиональную переподготовку.
Однако можно пойти иным путем, устроившись стажером или помощником координатора, где не требуется специфический опыт. Образование при этом может быть любым.
Источник: dzen.ru
Работа мечты: координатор проектов
В одном из постов я подробно рассказывала о том, что такое предназначение человека и как найти своё. Я уверена: чтобы найти то, чем нравится и хочется заниматься, нужно знать, что вообще есть и из чего можно выбирать или что придумывать. Для этого нужно общаться с большим количеством людей и знать нюансы разных профессий. Как это сделать, если ваш круг общения не настолько широк? Заходить в мой блог и читать серию интервью с представителями разных профессий!
Все профессии нужны, все профессии важны – это не я придумала, но это правда. Предназначение не обязательно должно заключаться в ежедневном спасении мира или путешествиях. Предназначение для каждого своё. И, может быть, занятие, которое вам кажется скучным и обыденным, для кого-то другого – работа мечты. Просто он ещё не знает о том, что такая работа существует.
Так вот я хочу помочь вам узнать, чем можно заниматься, получая за это деньги, кем работать, что делать и что собой представляют разные профессии. Может быть, какая-то из них станет для вас работой мечты и даже окажется вашим предназначением.
Сегодняшняя героиня — Евдокимова Настя, координатор проектов. г. Москва.
Расскажи, какие проекты ты координируешь и в какой области работаешь?
В основном, я координирую крупные экономические форумы государственного масштаба – Красноярский экономический форум, Технопром (г.Новосибирск), форумы и съезды «Общероссийского Народного Фронта», фестивали.
Ты с детства знала, что хочешь заниматься организационной работой или выбор профессии произошел случайно?
Конечно, случайно. Мне кажется, мало, кто в детстве с уверенностью может сказать, что станет тем-то или тем-то. Хотя я с ранних лет знала, что у меня будет необычная работа, что я не соглашусь никогда не стены офиса или на что-то скучное и однообразное. Да и организаторские способности у меня довольно рано проявились, например, я никогда не езжу отдыхать через турфирмы, мне намного интереснее и выгоднее все сделать самой.
Какое у тебя образование? В институте учат на профессию координатора проектов или есть что-то смежное?
У меня диплом психолога и незаконченное второе образование — журналистское. В принципе, ни то, ни другое мне не пригодилось. Самое забавное, что как раз-таки на организатора не научат ни в одном институте, ни на каких курсах и не расскажут ни в одном видеоблоге. Ты либо организатор по своей природе. либо – нет. Когда мы на проект ищем сотрудников, мы на образование не смотрим совершенно, в нашей области важны совсем другие качества, в первую очередь – личностные.
Как давно ты работаешь координатором? Ты сразу получила эту должность или до этого работала где-то ещё?
В своей компании я работаю чуть меньше года. И мне самой странно, что прошло так мало времени, потому что у меня день – за пять. Пришла я изначально на помощника руководителя проекта, но выполняла многие функции координатора. Моя руководительница очень быстро разглядела во мне потенциал и максимально стала включать меня в процесс. Первый проект я отвела под ее началом, последующие – уже как самостоятельная единица.
Что нужно, чтобы стать координатором проекта? Сразу после института можно получить такую работу или обязателен опыт? Где набираться опыта?
Нужно быть очень трудолюбивым, ответственным и стрессоустойчивым – пожалуй, вот три кита, на которых держится весь ивент. А еще выносливым и внимательным.
Думаю, что в любой области, включая мою, нет ответа на вопрос, можно ли получить данную работу после института. Это как повезет. Конечно, опыт – штука важная, но конкретно в моей компании спокойно могут взять человека неопытного, как было, например, со мной, и вырастить его уже на собственных дрожжах. Главное, чтобы ты показывал результат и умел качественно работать.
Координатор проекта должен быть трудолюбивым, ответственным и стрессоустойчивым.
Что входит в обязанности координатора проектов?
Координатор смотрит на проект сверху вниз, видит каждый проблемный вопрос, взаимодействует со всеми руководителями по направлениям. Каждый проект индивидуален и функционал на каждом проекте разный.
Например, я отвечаю за сайт – его своевременное наполнение, поэтому, как только у меня появляется контент, я пересылаю его администратору сайта и слежу, чтобы информация появилась на страничке.
Также в мои обязанности входит ведение технического сценария мероприятия, это так называемая «сетка». Это такой громадный документ, раскрашенный во все цвета радуги, по нему ориентируются все наши службы – где в каком зале проходит мероприятие, как оно называется, фамилия и контакты ответственного за этот зал со стороны администраторов, со стороны переводчиков, со стороны технической службы, со стороны площадки, у которой мы арендуем помещение под мероприятие. Какие-то прочие площадки – переговорные комнаты, дополнительные застройки, штабы.
Это со стороны выглядит просто, но когда программа или информация меняется каждый час, это довольно муторно и ответственно, потому что надо успеть всем вовремя разослать, чтобы коллеги видели изменения и корректировали в дальнейшем свою работу.
Также в мои обязанности входит работа с некоторыми подрядчиками – пишу им технического задание, координирую соблюдение договорных обязательств, отслеживаю оплату, сроки.
Подбор некоторого персонала – тоже моя задача. На проект периодически нужны люди «на подхвате», тогда я начинаю спамить свои ленты соцсетей, прошу у всех репоста. Когда подходящий человек находится, я заключаю с ним договор от имени компании, «выгружаю» в процесс, посвящаю в дело, отвечаю на какие-то его вопросы, потому что новичкам обычно сложно и нередко на первых этапах мы работаем вместе, чтобы я успела что-то проверить и подкорректировать.
Ну и документация, без нее никуда. Отчеты, официальные письма на имя глав города, в котором у нас мероприятие, согласования, переписка – это все занимает много времени и, пожалуй, это единственная моя обязанность, от которой я бы с удовольствием отказалась, потому что бюрократия – это не мое, под это должны быть заточены мозги, а по мне так все эти отчеты – трата времени, и если у тебя действительно серьезный вопрос или провис в работе, надо напрямую выходить к руководству и решать вопрос, не обозначая это в отчете.
Обычно в рамках форумов, помимо основной программы, которую пишет программная дирекция, есть еще дополнительные мероприятия, внедренные в программу. Они такие же важные и необходимые форуму, просто с ними не ведет работу программная дирекция, тогда подключаюсь я – предоставляю залы, запрашиваю техническое задание на застройку, веду работу с ответственными по содержанию, показываю площадку уже на месте. Не всегда бывает все гладко, потому что какой-то доп может всплыть за день до форума, а все залы уже расписаны и возможности предоставить зал физически нет, приходится выкручиваться, находить внешнюю площадку, везти туда волонтеров, организовывать трансфер.
Мне нужно знать чуть ли не на зубок контракт, заключенный с заказчиком, потому что это наш основной документ, мне нужно знать подрядчиков, сметы, контакты всех ответственных, потому что руководитель не всегда справляется с огромным объемом работ и делегирует что-то мне.
С чего начать человеку, который хочет попробовать себя в этой профессии? Каковы первые шаги и необходимые ключевые навыки? Нужно уметь командовать?
Для начала понять для себя – надо ли вам это вообще? Многие люди, когда я рассказываю о своей работе, начинают завидовать или говорить, что тоже бы хотели попробовать поработать в такой интересной сфере. Многие идеализируют ивент, считают это творческой профессией. Так вот, я вам так скажу: ивент – это точная наука, здесь надо иметь аналитический и чуть ли не математический склад ума, а также очень волевой и сильный характер. Если вы по натуре мягкий, уступчивый человек, а также цените свое время и свою личную жизнь выше, чем что-либо еще, то данная область точно не для вас.
Нужно не столько уметь командовать, сколько уметь делегировать и объяснять, какой в итоге результат ты должен получить. Я не могу сказать, что я «командую» — совсем не то слово. Я ставлю задачу и требую ее выполнения, притом это может быть сказано в очень корректной, мягкой или даже шутливой форме.
Где и как искать такую работу? По знакомству? На обычных сайтах с вакансиями есть такие предложения?
Не хочу никого расстраивать, но, увы, да, по знакомству и только по нему. Меня саму привела моя знакомая. Если вы заглянете на сайты поиска работ, то ничего путного вам там не предложат. А если и предложат, то за какие-то смешные деньги, хотя ивент – сфера очень прибыльная!
Я бы посоветовала, если вы точно определись для себя стать ивент-менеджером, найти в поиске максимальное количество ивент-агентств и сделать холодную рассылку на всевозможные э-меилы, которые там указаны. Не факт, что вам ответят, но попытка не пытка.
Также можно пошерстить интернет на предмет интересных для вас проектов – музыка, мода, кино, политика, зайти на сайт конкретного мероприятия и писать на указанный электронный адрес с запросом о работе. На крупных проектах люди требуются всегда, и чем раньше вы о себе заявите, тем лучше. Разумеется, сразу высокую должность занять вряд ли получится, но надо же с чего-то начинать.
Если вы хотите начать работать координатором проекта, найдите в поиске максимальное количество ивент-агентств и сделайте холодную рассылку на всевозможные электронные адреса, которые там указаны.
Координатор проекта работает в офисе или предполагаются разъезды? А, может быть, можно координировать удалённо?
Работать в ивенте и никуда не выезжать невозможно. Во время подготовки к проекту ты работаешь в офисе. Чем ближе к проекту, тем чаще ты летаешь в командировки или выезжаешь на площадку, если мероприятие в твоем городе. Приезжаешь примерно за 3-2 недели до мероприятия и уже остаешься до его конца.
Кстати, такой график работы, на мой взгляд, самый идеальный для тех, кто не терпит жизнь в офисе. Я очень люблю командировки и считаю их огромным плюсом своей работы.
Расскажи, как строится твой рабочий день? Во сколько ты начинаешь работу и во сколько заканчиваешь? Сколько у тебя выходных в неделю и какой отпуск?
Рабочий день в офисе начинается в 10 часов. Официально заканчивается в 19. Но в нашей сфере переработки – обычное дело, к ним надо просто привыкнуть, и они перестанут пугать. Самое частое я ухожу домой в 20-21, но в особо горячий период могу уйти и в полночь. Выходных у меня два, как и везде, но опять же, если есть, чем заняться, могу и дома поработать за компьютером.
Когда уже выезжаешь но площадку, то рабочий день, в прямом смысле, круглосуточный. На днях я вернулась из Красноярска, где вставала в 6.30 и уходила спать в 1-2 ночи. Все это время ты работаешь. 18-часовой рабочий день — обычное дело в ивенте.
Отпуск 28 рабочих дней, можно брать по 2 недели, но самое главное, чтобы он не пересекался ни с каким проектом. Обычно летом наш офис вымирает. Но в любом случае ты можешь уехать куда-то и по договоренности с руководителем.
Какие плюсы и минусы есть у профессии координатора проектов?
Из минусов можно выделить то, что ты принадлежишь работе целиком и полностью – невозможно распланировать встречу вечером в пятницу – а вдруг срочная работа? Совсем не остается времени на личную жизнь, у наших девочек из компании ее почти ни у кого нет. Нет времени на спорт, на хобби, на культурную программу, на встречи с друзьями, вообще нет досуга практически. А еще колоссальный стресс и нервы, поэтому еще раз повторюсь – в данной области нужно быть очень психически стойким, эмоциям здесь не место.
Плюсов тоже достаточно – хорошие деньги, интересная и по-настоящему значимая работа: иногда я думаю, какие по масштабу мы делаем мероприятия, у меня аж волосы дыбом встают от осознания, что я к ним причастна. А еще в эту работу влюбляешься, болеешь ею. Поездки в командировки – для любителей путешествовать огромное преимущество.
Да и сама по себе эта работа дает очень большой опыт – не только профессиональный, она воспитывает личность, ты вдруг обнаруживаешь в себе такие ресурсы, о которых просто никогда не догадывался. Например, я знаю, что после этой работы мне будет все по плечу – любой проект, любая работа, любой график. Ну а самый главный плюс – это люди, которые встречаются на твоем пути. Они не только профессионалы своего дела, они просто прекрасные люди, которые становятся тебе друзьями или хорошими знакомыми. Когда работа становится семьей – это самое восхитительное, что может быть.
Сколько зарабатывает координатор проекта?
Все зависит от компании и масштаба проектов. Чем лучше ты делаешь свое дело – тем больше ты стоишь. Все обсуждается и нельзя бояться просить повышения, если понимаешь, что лопатишь объем работ за троих. В целом, одна из причин, почему я не нашла себе что-то поспокойнее – это деньги. Но надо не забывать, что чем больше платят, тем больше требуют, а это другими словами значит, что тебя и твое время просто покупают и используют по назначению.
Надеюсь, этот пост помог вам хотя бы чуть-чуть лучше понять, чем бы вам хотелось заниматься в жизни, а чем не очень.
Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям, нажав на кнопки соцсетей ниже!
Другие статьи по теме:
Источник: naoblakax.ru