Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).
Этапы работы со входящими документами
1. Предварительное рассмотрение письма производится секретарем сразу после вскрытия конверта. Основываясь на содержании письма, секретарь принимает решение направить документ руководителю или в структурные подразделения. При этом конверты с пометкой «лично» не вскрываются.
2. Регистрация секретарем письма. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Передача письма руководителю.
4. Рассмотрение документа руководителем, наложение им резолюции, которая отражает его решение. Направление письма исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Работа исполнителя над документом, подготовка ответа, направление руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Референт — все серии. Мелодрама (2019)
6. Осуществление секретарем контроля за исполнением документа.
7. Получение секретарем от исполнителя инициативного письма и помещение его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, направление ответа адресату.
Этапы работы с исходящими документами
1. Подготовка исполнителем исходящего документа в подразделении; составление и согласование проекта документа. Проверка секретарем правильности оформления документа.
2. Передача оформленного документа на подпись руководителю предприятия.
3. Регистрация секретарем документа после подписания его руководителем или в канцелярии.
4. Отправление зарегистрированного документа адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Подшивка секретарем в дело копийного экземпляра документа.
Этапы обработки внутренних документов
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.
1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.
Источник: readli.net
Что должен уметь хороший секретарь
Секретарем называют офисного работника, в обязанности которого входит прием телефонных звонков, умение работать с компьютером, общение с людьми, ведение деловой документации и многое другое. О профессии секретаря существует много мифов – но что же в действительности представляет из себя хороший секретарь?
ВЫДАВАЛА СЕБЯ ЗА ДРУГУЮ! «Алмазная корона». Жанна хотела заработать, но попала в жуткую историю
Статьи по теме:
- Что должен уметь хороший секретарь
- Что такое симбиоз
- Что нужно знать системному администратору
Базовые навыки
Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником.
Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам.
Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.
Особенности профессии
Многие считают, что работа секретаря заключается в приготовлении кофе, подаче документов на подпись и ответах на звонки. Это заблуждение – в обязанности данной профессии входит контроль работы приемной, ведение деловых переписок, участие в различных офисных и внеофисных мероприятиях и общение с нервными клиентами. Кроме того, хороший секретарь часто выполняет функции офис-менеджера и даже психолога, который сумеет охладить обстановку в коллективе.
Часто секретарей-референтов называют серыми кардиналами, поскольку они способны незримо влиять на работу компании и решения начальника.
Чаще всего секретарями становятся женщины, поскольку в эмоциональном плане они более гибкие и выносливые. Кроме этого, они более чуткие – улавливание настроения начальника и коллектива очень помогает в работе. Если секретарь достаточно умен и профессионален, руководитель может обращаться к нему за советами и прислушиваться к ним.
Именно секретарь может облегчить работу начальника, хорошо организовав его рабочее место и вовремя донести необходимую ему информацию. При этом у секретарей нет карьерного роста, поскольку хороший помощник руководителя ценится на вес золота. Однако в результате секретарь приобретает неоценимый опыт и знание деловых процессов, что в будущем может помочь ему начать карьеру в другой профессии.
Источник: www.kakprosto.ru
Хороший секретарь ценится на вес золота: муниципальные служащие района отмечают профессиональный праздник
Ни для кого не секрет, что хороший секретарь сегодня на вес золота. Работая с людьми, нужно обладать тактом, сдержанностью, доброжелательностью, а главное — любить людей и всегда приходить им на помощь.
Именно такими качествами обладают секретари Исполкомов Кильдеевского, Октябрьского и Печищинского поселений Наталья Левочкина, Альфира Янгуразова и Любовь Волкова. День местного самоуправления — их заслуженный профессиональный праздник.
— Ну, рассказывайте, в чем заключается ваша работа, — интересуюсь я у молодых женщин.
А они в ответ переглянувшись, отвечают: «От земли до неба — все наше!». При этом весело хохочут и продолжают: «Например, сейчас мы к вам прямо с дороги приехали. мусор собирали».
Пожалуй, без чувства юмора в этой работе тоже не обойтись. А когда они начинают перечислять свои обязанности, становится не до смеха. Вот уж действительно секретарям поселений приходится объять необъятное — от приема граждан до инвентаризации объектов недвижимости, а с некоторого времени и сбор средств самообложения лежит на их плечах.
— Иногда чувствую себя сороконожкой, настолько велик объем работы. Домой, как выжатый лимон приходишь, — говорит Наталья Николаевна.
На вопрос тяжело ли работать с людьми, все утвердительно кивают головой.
— Пожалуй, это самое сложное в нашей работе, — добавляет Альфира Рашитовна. — Есть люди, которые действительно приходят за помощью, а есть такие, кто изначально желает поругаться. В этом случае стараемся сгладить конфликт, не все от нас зависит. А виноваты мы порой бываем даже в том, что пенсию не платят. Иной раз, чтобы получить ответ на вопрос, приходится обзвонить столько служб, что голова идет кругом от полученной информации.
«Старожил» в этой компании, мама троих детей Наталья Левочкина. Секретарем поселения работает 20 лет, сменила трех глав. На работу ее пригласила бывший бухгалтер Валентина Романова. Говорит, совсем молодая была, не знала, куда идет. Не скрывает, что желание бросить все и уйти, куда глаза глядят, возникало неоднократно. «Последний раз сегодня утром», — то ли в шутку, то ли в серьез говорит Левочкина.
Альфира Янгуразова трудовую деятельность в местном самоуправлении начала в 2003 году в Вахитовском поселении в должности кассира-счетовода. С мая 2009 года работает секретарем Октябрьского поселения. Общий стаж работы 20 лет.
Любовь Волкова на свою должность пришла 14 лет назад чисто случайно. Работала в ЗАГСе на временной должности и, по протекции Евдокии Осяниной, к «ответственной девочке присмотрелись». Любовь Дмитриевна обошла всех своих коллег, сменив на своем посту пятерых глав поселений.
— Тяжело первое время, пока новый руководитель вникает в суть дела, приходится работать и за себя, и за того парня, — говорит Любовь Дмитриевна. И я вновь отмечаю, что с чувством юмора у девчонок все в порядке.
Работа работой, а дом и семью никто не отменял. И если у Натальи и Альфиры уже взрослые дети, 8-летняя дочь Любы еще требует к себе повышенного внимания. Хорошо хоть вторые половины с пониманием относятся к занятости жен. И тем не менее, каждая из них находит время, чтобы уделить себе любимой.
Наталья 10 лет поет в вокальном коллективе «Надежда», Люба — шьет, вяжет, рисует, Альфира души не чает в цветах. Зимой они буйно цветут на ее подоконниках, а летом — в саду.
Расставаясь, молодые женщины признались, что несмотря на трудности, их объединяет любовь к любимой работе, желание быть полезной людям и помогать односельчанам сделать их жизнь лучше. «Нас в коллективе 19 секретарей, и мы очень дружные, всегда помогаем друг другу, делимся опытом, советуемся. Жаль, что в сутках только 24 часа, не на все времени хватает», — говорят мои собеседницы.
А тем временем их телефоны разрываются от звонков, и каждая из них готова решить любой вопрос!
Источник: vuslon.ru